Beste lid/ouder/verzorger van de EUJJS/SJKK,
We handelen volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), daarin staat dat je persoonsgegevens niet langer mag bewaren dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor je ze hebt verzameld. Zodra iemand opzegt, vervalt in principe het doel “ledenadministratie” voor die deelnemer.
Wij verwijderen de gegevens dus uit:
• de deelnemerslijst die in een Excel-bestand bewaard wordt door bestuursleden, coördinatoren, trainers, leiders e.d.;
• een telefoonnummer in een mobiele telefoon;
• mailtjes in een mailbox;
• een los documentje op een laptop;
• een registratie in een deelnemerssysteem met daaraan vele gekoppelde gegevens;
Wij geven geen info aan derden, we gebruiken de gegevens alleen voor onze eigen administratie.
We zorgen dat het administratiesysteem actueel is en dat we alle persoonsgegevens (waar die zich ook bevinden) verwijderen als men stopt met hun activiteiten.
We wissen alle persoonsgegevens door een regel te wissen in Excel en het versnipperen van het aanmeldingsformulier/overeenkomst. Persoonsgegevens mogen niet langer worden bewaard dan voor verwezenlijking van de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt. Dus: na beëindiging van de overeenkomst worden de persoonsgegevens van de deelnemer vernietigd.
In de financiële administratie moeten deze persoonsgegevens nog wel blijven staan, want daar geldt een wettelijke bewaarplicht van 7 jaar.
Met vriendelijke groet,
Het bestuur van de EUJJS/SJKK
